授業の当日、教室に行って支援を行う場合と違い、映像への字幕・文字起こし作成は事前の準備が必要になります。体制の例として、障害学生支援室が対応を担う場合、字幕等の提供が必要とわかってから実際に情報保障を提供するまでの主な流れと、取り決めておくべき項目を以下に挙げます。

字幕や文字起こし作成の申込

・いつまでに申込をすればよいか（概ね１ヶ月～２週間前、作業人員や動画の長さによる）
・動画データ提供の方法（共有フォルダやLMSの活用）

字幕・文字起こし作成の人員確保

「字幕挿入や文字起こし作成を担う支援者の確保・配置」を参照

字幕内容のチェック体制

支援学生が字幕作成や文字起こし作成をおこなった後、その内容をチェックしてから提供する体制が取れると、質の担保につながり安心です。
支援室職員がチェックをしたり、字幕作成担当とダブルチェック担当とに支援学生の役割を分けて、仕上げる体制を取っている例もあります。

字幕をつけた映像の扱い方

映像に字幕を挿入した動画ファイルやDVDを作成した場合、元の映像の複製物の扱いとなり、著作権法に基づいて適切に取り扱う必要があります。
詳細は、「字幕入りビデオ教材等を作成する際、著作権法に関して注意すべきこと」を参照